ഓഫീസിലെ വിഭാഗങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ

ഓഫീസിലെ വിഭാഗങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ

അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് അസിസ്റ്റന്റ്

1.     ഓഫീസ് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ

2.     പൊതു മേൽനോട്ടം

3.     തപാലുകളുടെ രസീതും വിഭാഗത്തിന്റെ ശ്രദ്ധയും

4.     നോൺ ടീച്ചിംഗ് സ്റ്റാഫ് ഹാജർ രജിസ്റ്റർ പ്രതിദിന പരിശോധന

5.     എല്ലാ ഗുമസ്തന്മാരും ഹെഡ് അക്കൗണ്ടന്റും സമർപ്പിച്ച എല്ലാ പേപ്പറുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, ഫയലുകൾ എന്നിവയിൽ പങ്കെടുക്കുന്നു. .

6.     അവസാന ഗ്രേഡ് സേവകർക്ക് ചുമതലകൾ നൽകൽ. .

7.     എല്ലാ സെക്ഷൻ ക്ലാർക്കിന്റെയും സ്വകാര്യ രജിസ്റ്ററുകളുടെ പരിശോധന

8.     ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെയും കണക്റ്റുചെയ്ത രേഖകളുടെയും സ്ഥിരീകരണം

9.     കോളേജ് കൗൺസിൽ യോഗം, വാങ്ങൽ സമിതി യോഗം, ആസൂത്രണ ബോർഡ് എന്നിവയിൽ പങ്കെടുക്കുന്നു..

10.  സംസ്ഥാന പബ്ലിക് ഇൻഫർമേഷൻ ഓഫീസർ

 

ഹെഡ് അക്കൗണ്ടന്റ്

1.     പണത്തിന്റെ ചുമതല, ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ പരിപാലനം, പിഡി ക്യാഷ് ബുക്ക്, ചെക്ക് ബുക്കുകൾ, പി‌എ രജിസ്റ്റർ, ഡിമാൻഡ് ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ, പണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മറ്റ് വിലയേറിയ വസ്തുക്കൾ.

2.     പി‌എ രജിസ്റ്റർ, എല്ലാ വൗച്ചറുകൾ, ക്യാഷ് ബുക്കുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മറ്റ് എല്ലാ സബ്സിഡിയറി രജിസ്റ്ററുകൾ എന്നിവയുടെ പരിപാലനം

3.     ഓഫീസിൽ നിന്ന് പണം വിതരണം ചെയ്യുന്നതും യഥാസമയം ട്രഷറിയിലേക്ക് പണമയക്കുന്നതും.

4.     ലൈബ്രറി വികസന ഫണ്ട് ഉൾപ്പെടെ പണവുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള എല്ലാ വൗച്ചറുകളുടെയും പരിശോധന.

5.     എല്ലാ പിഡി അക്കൗണ്ടുകളുടെയും പരിപാലനം അതായത്. ജനറൽ, പിഡി, സിഡിസി പിഡി, കൂടാതെ എല്ലാ പിഡി അക്കൗണ്ടുകളുമായും എല്ലാ പേയ്‌മെന്റുകളുമായും ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ വൗച്ചറുകളും ആവശ്യമായ പേയ്‌മെന്റുകളും സുരക്ഷിതമായ കസ്റ്റഡിയിലും നടത്തുക.

6.     തീയതി-യുദ്ധത്തിൽ ഛലന് വരുമാനത്തിന്റെ സേഫ് കസ്റ്റഡിയിൽ

7.     എല്ലാ അനിശ്ചിതകാല ബില്ലുകൾ പ്ലാൻ, നോൺ-പ്ലാൻ, ഉപയോഗിച്ച ടിആർ 5 രസീതുകൾ എന്നിവയുടെ സുരക്ഷിതമായ കസ്റ്റഡി. .

8.     അക്കൗണ്ടുകൾ വിഭാഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകൾ, വൗച്ചറുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ എന്നിവയുടെ പരിശോധന..

9.     എല്ലാ പിഡി അക്കൗണ്ടുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ട്രഷറിക്ക് വാർഷിക ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് സർട്ടിഫിക്കറ്റ് നൽകുക

10.  അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറലിന്റെയും ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിന്റെയും അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഓഡിറ്റിന്റെ എല്ലാ ഫയലുകളുടെയും പരിപാലനം, അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറലിന്റെയും ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിന്റെയും ഓഡിറ്റിനായി അനിശ്ചിത ബില്ലുകൾ ടിഎ ബില്ലുകൾ, വൗച്ചറുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, ചാലൻ രസീതുകൾ തുടങ്ങിയ എല്ലാ രേഖകളുടെയും നിർമ്മാണം.

11.  അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറലും ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റും യഥാസമയം ഉന്നയിച്ച ഓഡിറ്റ് എതിർപ്പുകൾക്ക് മറുപടി തയ്യാറാക്കുകയും കൈമാറുകയും ചെയ്യുക. എല്ലാ ക്ലാർക്കുകളും ഇക്കാര്യത്തിൽ ഹെഡ് അക്കൗണ്ടന്റിനെ സഹായിക്കും..   All clerks will assist the Head Accountant in this regard.

12.  എല്ലാ സ്വകാര്യ പരീക്ഷകളും. ജോലി, അക്കൗണ്ട് തീർപ്പാക്കൽ, ഗുമസ്തനും ഈ കോളേജിലെ മറ്റ് സ്റ്റാഫുകൾക്കും ചുമതലകൾ നൽകൽ

13.  അസിസ്റ്റന്റ് സ്റ്റേറ്റ് പബ്ലിക് ഇൻഫർമേഷൻ ഓഫീസർ

 A1 വിഭാഗം

1.     എല്ലാത്തരം എസ്റ്റാബ്ലിഷ്‌മെന്റ് പേ ബില്ലുകളും ടീച്ചിംഗ് സ്റ്റാഫും അനധ്യാപക സ്റ്റാഫും തയ്യാറാക്കൽ, പിഎഫ് ബില്ലുകൾ കുടിശ്ശിക ബില്ലുകൾ, എൻ‌ക്യാഷ്മെന്റിനുള്ള ടി‌എ ബില്ലുകൾ, ബില്ലുകളുടെ ഓഫീസ് പകർപ്പ് സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുക.

2.     റിക്കവറി രജിസ്റ്ററുകളുടെ പരിപാലനം ടീച്ചിംഗ് സ്റ്റാഫിന്റെയും അനധ്യാപക ജീവനക്കാരുടെയും ശമ്പള ബില്ലുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പാസ് ബുക്കുകൾ .

3.     വിതരണത്തിനായി പരിചയ പട്ടികകൾ തയ്യാറാക്കൽ..

4.     ടീച്ചിംഗ് സ്റ്റാഫുകൾക്കും അനധ്യാപക ജീവനക്കാർക്കും എൽപിസി, പേ വിശദാംശങ്ങളും ശമ്പള സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളും നൽകുക. .

5.     ടീച്ചിംഗ് സ്റ്റാഫിലെയും അധ്യാപനേതര സ്റ്റാഫിലെയും എല്ലാ അംഗങ്ങൾക്കും താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ്, ജിപിഎഫിൽ നിന്ന് അനുമതി..

6.     മെഡിക്കൽ റീഇംബേഴ്സ്മെന്റിന്റെ അനുമതിയും ബില്ലുകൾ തയ്യാറാക്കലും..

7.     എല്ലാത്തരം ബിൽ, പ്ലാൻ, നോൺ-പ്ലാൻ ഫണ്ട് എന്നിവയും മറ്റുള്ളവയും..

8.     വാർഷിക ബജറ്റ് എസ്റ്റിമേറ്റ് തയ്യാറാക്കലും വിനിയോഗത്തിന്റെ കീഴടങ്ങലും

9.     പ്രൊഫഷണൽ ടാക്സ്, ടീച്ചിംഗ് സ്റ്റാഫ്, അനധ്യാപക സ്റ്റാഫ്, അതിഥി പ്രഭാഷകർ എന്നിവരുടെ ആദായനികുതി..

10.  ചെലവ് പ്രസ്താവന, പ്രതിമാസ പുരോഗതി റിപ്പോർട്ട്, റവന്യൂ രസീത് പ്രസ്താവന, ട്രഷറി കണക്കുകളുമായി അനുരഞ്ജനം, ഉന്നതവിദ്യാഭ്യാസം, വകുപ്പ്, തിരുവനന്തപുരം 

11.  കാലാകാലങ്ങളിൽ പ്രിൻസിപ്പൽ അനുവദിച്ച മറ്റേതെങ്കിലും പ്രവൃത്തികൾ..

A2 വിഭാഗം

1.     E-grants of SC, ST, OEC, OBC and KPCR students and all scholarships.

2.     Fee collection, all collections (Fees and miscellaneous) and safe custody of fee receipt books and stock register.

3.     Maintenance of DFCR, Team fee register, caution deposit register and collection of caution deposit.

4.     Printing of college calendar, admission forms, identity cards, sales and safe custody of admission forms.

5.     Works of college union election and magazine.

6.     Utilization of PD account, preparing of DCB statement and forwarding to Director of collegiate education, Thiruvananthapuram.

7.     Book Bank scheme, various stamps distribution.

8.     Library Development fund and  utilization

9.     Survey –AISHE, NSS

10.  Auction of unserviceable articles and utensils.

11.  Annual stock verification of furniture, books and all other materials.

12.  Allotment of Auditorium

13.  All works connected with utilization of special fee, PD fund such as Athletic, stationery, medical inspection, Magazine, Union & Association, Women’s study, SAF & G

14.  Any other works allotted by the Principal from time to time.

B Section

1.     All works related to Establishment Teaching staff and Non-teaching staff.

2.     Maintenance of Service books and its register, establishment register of Teaching staff and Non-teaching staff, Increment register etc and safe custody of them

3.     Appointment of staff including Guest lecturers

4.     Sanctioning of all kinds of leave, surrender of Earned leave, maintenance of casual leave register of Teaching staff and Non-teaching staff and verification of all leaves of teaching staff.

5.     Work load of teaching staff for appointing of Guest lecturers.

6.     Administrative reports to Government.

7.     Confidential report, property statement of Teaching staff and Non-teaching staff

8.     All works related to pension of Teaching staff and Non-teaching staff

9.     FIP Fellowship and files of UGC grants.

10.  Orientation course, In-service course, Seminar, Workshop under Plan scheme and UGC.

11. All works related to purchase under Plan scheme and Local purchase

12. Maintenance of Master stock Register of all items purchased under all

      Funds.

12.  All petty work such as repairing of furniture, numbering of furniture, binding 

of old registers etc.

      14. Utilization of CDC fund and matching grant

15. Any other work allotted by the Principal from time to time.

16.Construction, Electrification, maintenance of college building with PWD, KSEB & KWA

C Section

1.     Admission of students – custodian of all qualifying certificates and preparation of nominal roll.

2.     Maintenance of Admission Register, Identity card Register and its safe custody.

3.     Matriculation returns and recognition of qualifying certificates.

4.     Statistical date – preparation and  forwarding to University and Government

5.     Starting of new courses and affiliation of courses.

6.     Syllabus and Academic matters & students complaints.

7.     University examination – All works including issue of mark list and custody of mark lists with register and preparation of accounts and forwarding of University in time.

8.     Issue of mark list, TC & CC to students.

9.     Preparation of students Attendance Register and Medical inspection of students.

10.  Issue of Railway concession, Bus concession and hall ticket.

11.  Students attendance, condonation, students complaint – all works

12.  Re-admission, Court case related to students.

13.  Sales and safe custody of admission forms

14.  All works related to Right to Information Act 2005.

15.  Any other work allotted by the Principal from time to time.

Fair copy section               

1.     Fair copying – all  works

2.     Maintenance of Fair copy register

3.     Checking of mail in all sites daily

4.     Despatch & Maintenance of Service postage stamps and accounts and safe custody of stamps and Stock Register

5.     Any other work allotted by the Principal from time to time

Confidential Assistant:           

1.     Distribution of Tapals (inward) to all sections

2.     Maintenance and custody of stationary and Stock Register.

3.     Checking of mail in all sites daily

4.     All confidential nature of work.

5.     Internal exams, Redo and connected documentations.

6.     Any other work allotted by the Principal from time to time